Tồn kho an toàn và tồn kho chu kỳ: So sánh thực tế cho chuỗi cung ứng

Trong logistics và vận tải, các đệm tồn kho quyết định việc kho hàng có thể giữ đúng cam kết hay không khi nhu cầu thay đổi hoặc lô hàng đến trễ. Hai loại đệm thường bị nhầm lẫn là tồn kho an toàn và tồn kho chu kỳ. Hiểu điều gì tạo nên sự khác nhau giữa tồn kho an toàn và tồn kho chu kỳ giúp người lập kế hoạch bảo vệ mức dịch vụ mà không giam vốn không cần thiết. Bài viết này so sánh hai loại tồn kho, các điều kiện nhu cầu mà từng loại phục vụ, cũng như những cách thực tế để xác định quy mô và rà soát chúng.

Bắt đầu từ mục đích của từng loại đệm

Tồn kho chu kỳ là lượng tồn kho phát sinh từ quy trình đặt hàng thông thường. Nếu một đội đặt 1.000 đơn vị mỗi bốn tuần và bán trung bình 250 đơn vị mỗi tuần, tồn kho chu kỳ sẽ bù đắp khoảng cách giữa các lần giao hàng. Mức trung bình của nó xấp xỉ một nửa số lượng đặt hàng: khoảng 500 đơn vị trong ví dụ này. Tồn kho chu kỳ tồn tại vì hàng được bổ sung theo từng lô chứ không liên tục. Loại tồn kho này được lập kế hoạch, có thể nhìn thấy và gắn trực tiếp với chi phí đặt hàng, kinh tế vận chuyển và số lượng đặt hàng tối thiểu của nhà cung cấp.

Tồn kho an toàn là lượng tồn kho dự phòng dùng để hấp thụ sự không chắc chắn. Nó bù đắp khả năng nhu cầu cao hơn dự báo, nhà cung cấp giao hàng muộn, cuộc kiểm tra chất lượng làm chậm việc nhập kho, hoặc tuyến vận chuyển bị gián đoạn. Tồn kho an toàn không thuộc kế hoạch tiêu dùng thông thường. Đó là khoản dự phòng có chủ đích nhằm giảm nguy cơ hết hàng khi điều kiện thực tế khác với giả định.

Sự khác biệt trở nên rõ ràng khi hỏi vì sao các đơn vị hàng lại nằm trên kệ. Tồn kho chu kỳ nằm đó vì đơn hàng tiếp theo chưa đến. Tồn kho an toàn nằm đó vì đơn hàng tiếp theo có thể đến muộn hơn kế hoạch, hoặc vì khách hàng có thể mua nhiều hơn dự kiến trước khi đơn hàng đến.

Các điều kiện nhu cầu phù hợp với tồn kho chu kỳ

Tồn kho chu kỳ hữu ích nhất khi nhu cầu tương đối ổn định và quy trình bổ sung có thể dự đoán được. Nếu mức tiêu dùng hàng tuần theo đúng một khuôn mẫu ổn định và thời gian giao hàng của nhà cung cấp nhất quán, người lập kế hoạch có thể tính lượng tồn kho cần có giữa các lần đặt hàng và tập trung vào việc đặt hàng hiệu quả.

Một số điều kiện khiến tồn kho chu kỳ trở thành đệm chính:

• Nhu cầu ổn định, dự báo được: Mức tiêu dùng thay đổi dần dần, không có spikes đột ngột hoặc khuyến mãi thất thường.
• Thời gian giao hàng đáng tin cậy: Nhà cung cấp và hãng vận chuyển giao trong khoảng thời gian đã biết.
• Điều kiện kinh tế theo quy mô: Đơn hàng lớn hơn làm giảm chi phí mỗi đơn vị, giấy tờ hoặc phí vận chuyển.
• Sản phẩm tiêu chuẩn: Hàng hóa không được cá nhân hóa cao nên lô tiếp theo có thể sử dụng mà không bị chậm trễ.

Trong những bối cảnh này, tăng tần suất đặt hàng có thể giảm tồn kho chu kỳ trung bình, nhưng có thể làm tăng chi phí đặt hàng và vận chuyển. Câu hỏi thực tế là tổng chi phí ở đâu là thấp nhất: giao hàng thường xuyên hơn, mỗi lần ít hơn hay giao ít lần hơn, mỗi lần nhiều hơn.

Các điều kiện nhu cầu đòi hỏi tồn kho an toàn

Tồn kho an toàn trở nên quan trọng khi mức biến thiên là đáng kể. Nhu cầu có thể không đều do khuyến mãi, lịch dự án hoặc hành vi đặt hàng của khách hàng. Thời gian giao hàng có thể thay đổi do tắc nghẽn cảng, thời tiết, đổi máy sản xuất hoặc dự báo của nhà cung cấp chưa đầy đủ. Trong cả hai trường hợp, kế hoạch trung bình là không đủ để bảo vệ mức dịch vụ.

Các điều kiện làm tăng nhu cầu tồn kho an toàn bao gồm:

• Biến thiên nhu cầu cao: Doanh số hoặc mức tiêu dùng dao động mạnh quanh dự báo.
• Thời gian giao hàng dài hoặc không chắc chắn: Khoảng bổ sung rộng hơn nên có nhiều điều có thể xảy ra sai trước lần giao hàng tiếp theo.
• Yêu cầu dịch vụ cao: Việc hết hàng có chi phí lớn, chẳng hạn như ngừng sản xuất, phí phạt hoặc mất lòng tin của khách hàng.
• Phụ tùng quan trọng: Không có vật thay thế, hoặc một bộ phận bị thiếu có thể chặn toàn bộ một cụm lắp ráp.

Tồn kho an toàn không nên được dùng để che đậy một quy trình yếu. Nếu việc giao hàng muộn bắt nguồn từ nhà cung cấp không đáng tin cậy, phản ứng đầu tiên là cải thiện sự hợp tác, khả năng hiển thị hoặc thiết kế tuyến vận chuyển. Sau đó, đệm sẽ bù đắp phần không chắc chắn còn lại sau khi cải tiến quy trình.

Cách xác định quy mô của hai loại đệm

Việc xác định quy mô tồn kho chu kỳ thường khá đơn giản. Một điểm khởi đầu phổ biến là:

Tồn kho chu kỳ trung bình = số lượng đặt hàng / 2

Nếu đội đặt 800 đơn vị một lần, tồn kho chu kỳ trung bình là 400 đơn vị. Người lập kế hoạch có thể so sánh con số này với sức chứa lưu trữ, chi phí xử lý và chi phí đặt hàng thường xuyên hơn. Khi có thể, đơn hàng nhỏ hơn, thường xuyên hơn sẽ giảm tồn kho chu kỳ và giải phóng vốn lưu động, nhưng chỉ khi chi phí vận chuyển và hành chính cho phép.

Việc xác định quy mô tồn kho an toàn cần xem xét mức biến thiên. Một công thức khái niệm đơn giản là:

Tồn kho an toàn = hệ số mức dịch vụ × độ lệch chuẩn của nhu cầu trong thời gian giao hàng

Hệ số mức dịch vụ phản ánh tần suất vận hành muốn tránh hết hàng. Độ lệch chuẩn nắm bắt biến thiên của nhu cầu và thời gian giao hàng. Trên thực tế, người lập kế hoạch cũng xem xét sai lệch dự báo, hiệu suất nhà cung cấp, giai đoạn trong vòng đời sản phẩm và chi phí giữ thêm các đơn vị. Một mặt hàng chủ lực bán chạy có thể cần khoản dự phòng khác với một phụ tùng bán chậm, ngay cả khi cả hai nằm trong cùng một kho.

Hãy rà soát hai loại đệm riêng biệt. Tính lại tồn kho chu kỳ khi số lượng đặt hàng, điều khoản cước phí hoặc số lượng đặt hàng tối thiểu của nhà cung cấp thay đổi. Tính lại tồn kho an toàn khi mẫu nhu cầu, hiệu suất thời gian giao hàng hoặc mục tiêu dịch vụ khách hàng thay đổi. Gộp hai loại thành một con số không phân biệt sẽ khiến việc xác định đòn bẩy nào cần tác động trở nên khó khăn hơn.

Nơi hai loại đệm gặp nhau trong vận hành hàng ngày

Tồn kho chu kỳ và tồn kho an toàn hoạt động cùng nhau. Tồn kho chu kỳ giữ dòng chảy bình thường tiếp tục giữa các lần bổ sung. Tồn kho an toàn bảo vệ dòng chảy đó khi thực tế khác với kế hoạch. Một kho có thể có lượng tồn kho chu kỳ đúng nhưng vẫn thất bại nếu tồn kho an toàn quá thấp cho một tuyến vận chuyển không ổn định. Ngược lại, kho cũng có thể giữ quá nhiều tồn kho an toàn vì chính sách đặt hàng tạo ra các chu kỳ dài, ít lần, làm tăng mức tiếp xúc rủi ro.

Một cuộc rà soát thực tế bắt đầu bằng ba câu hỏi. Thứ nhất, cần bao nhiêu tồn kho chỉ để nối khoảng thời gian giữa các lần đặt hàng? Thứ hai, còn bao nhiêu biến thiên sau khi thời gian giao hàng và dự báo được đo lường? Thứ ba, mức dịch vụ nào biện minh cho chi phí giữ khoản dự phòng? Trả lời theo đúng thứ tự giúp duy trì cuộc thảo luận tập trung vào dữ kiện chứ không phải trực giác.

Một cách lựa chọn bình tĩnh

Hãy dùng tồn kho chu kỳ để quản lý nhịp bổ sung. Hãy dùng tồn kho an toàn để quản lý sự không chắc chắn. Nhu cầu ổn định và logistics đáng tin cậy favor cách tiếp cận tồn kho chu kỳ có kỷ luật, trong khi nhu cầu biến động, thời gian giao hàng thay đổi và cam kết dịch vụ cao đòi hỏi chính sách tồn kho an toàn có chủ đích. Bằng cách xác định quy mô và rà soát hai loại đệm riêng biệt, các đội chuỗi cung ứng có thể cải thiện khả năng sẵn có, kiểm soát vốn lưu động và đưa ra các quyết định tồn kho dễ giải thích hơn giữa mua sắm, vận chuyển và vận hành kho.